ACTA DE REUNION

Cartago valle, 27 de junio de 2009


ACTA Nº 001 QUE TRATA:

Reunión inicial con el equipo para dirigir el evento propuesto.

Temas a tratar:

Objetivo general

Organizar un evento académico en el cual se mostraran los últimos equipos de comunicación móvil el cual durara tres días, en el cual se espera una ocupación del 85% total del auditorio.

Pautas de los comités para realización de funciones

Comité organizador: será el encargado de asignar funciones a los demás comités y verificar que el evento este al día.
Entre sus funciones esta,
1. verificar la cantidad de dinero para el evento, distribuirlo a los diferentes comités y desembolsarlo con la solicitud escrita de cada uno de los diferentes comités.
2. Definir los objetivos y la justificación de evento y comunicársela al comité de comunicaciones, para la publicidad respectiva.
3. definir pautas del equipo para cumplir con sus funciones
4. realizar el guión del evento de acuerdo con las informaciones dadas por los demás comités.

Comité de logística: Los integrantes de este comité recopilan necesidades de los demás comités en cuanto a muebles, medios didácticos, espacios y otros.
hacer el cálculo de la cantidad de empresas que deben ser invitadas al evento para cumplir con las proporciones inicialmente expuestas para la ocupación del auditorio.
redactar y enviar comunicado a los demás comunicados sobre la forma de solicitud de elementos.
realizar una carta modelo para la solicitud de elementos a los proveedores del evento.
realizar los formatos para entrega y recibo de los elementos prestados o dotados.

Comité de comunicaciones: Los integrantes de este comité se encargaran de diseñar la publicidad, nombre, slogan, logotipo y escarapelas.
elaborar escarapelas con las especificaciones dadas, incrementando un 10% el cálculo del comité de logística.
definir y diseñar el nombre del evento, así como el slogan, y el logotipo.
realizar un bosquejo en español e ingles sobre las escarapelas.

Comité académico: Los integrantes de este comité se encargaran de definir temas a tratar, proponer lista de conferenciantes y definir agenda académica (temas, horarios).
deben traer a los conferencistas que van ha estar en el evento (se dejo claro que son uno internacional y otro nacional).
deben realizar una agenda del evento y pasarlo al comité de organización para realizar el guión.
investigar sobre los temas a tratar en el evento, investigar sobre los temas de los conferencistas, además realizar un resumen y pasarlo al comité de comunicaciones.
realizar un formato de evaluación del conferencista.
comunicar a tiempo la agenda del evento

Comité socia: Los integrantes de este comité se encargaran de diseñar el certificado, la encuesta de satisfacción, y definir un tour para los asistentes.
deben realizar el recordatorio para cada uno de los asistentes
diseñar las encuestas respectivas del evento.
realizar el certificado de asistencia
diseñar el tour turístico por la ciudad para las personas que asistieron al evento.

Para constancia de lo anterior se firma por las personas que asistieron en representación de los comités.

Comité organizador



NATALIA GALLEGO RAFAEL QUIMBAYO

Comité de Logística



ANDERSON ARTURO GUEVARA

Comité de comunicaciones



CRISTINA PALACIO

Comité académico



ADRIAN CASTAÑO

Comité social



FABIAN ANDRES ALZATE